Das Vertrauen unserer Kunden und unserer Mitarbeiter ist eine wichtige Voraussetzung für unseren geschäftlichen Erfolg. Ehrlichkeit, Glaubwürdigkeit und rechtlich einwandfreies Verhalten sind die Richtschnur unseres Handelns. Wir wollen unsere Mitarbeiter vor Fehlverhalten schützen und ergreifen proaktive Maßnahmen zur Vermeidung von Risiken. Da wir ein Unternehmen mit internationaler Präsenz sind, gelten diese Prinzipien weltweit für alle Mitarbeiter der HMF Smart Solutions GmbH (HMF).
In diesem Verhaltenskodex sind unsere Leitlinien, der Umgang mit firmeneigenen Informationen und Ressourcen sowie rechtliche Aspekte dargelegt.
Gesetze & Vorschriften
Wir halten Gesetze und Vorschriften der einzelnen Länder sowie HMF-interne Richtlinien ein. Verstöße gegen diese Vorgaben sind nicht belanglos, sondern ernste Vergehen, die das gesamte Unternehmen schädigen. Jeder einzelne Mitarbeiter trägt zur Reputation von HMF bei, die wir durch unsere gemeinsame Anstrengung erhalten und stärken wollen.
Alle Menschen sind gleichberechtigt
Daher gibt es keine Entschuldigung für Diskriminierung oder Belästigung am Arbeitsplatz, ob aufgrund von Alter, Behinderung, Herkunft, Geschlecht, politischer Ansichten, gewerkschaftlicher Aktivitäten, Rasse, Religion oder sexueller Ausrichtung.
Jede Meinung und jede Erfahrung ist wertvoll. Daher fördern wir eine Lernkultur, in der das Recht jedes Einzelnen auf offene Meinungsäußerung wertgeschätzt wird und jeder Einzelne zur Meinungsäußerung ermutigt wird.
Wir achten im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten die international anerkannten Menschenrechte und machen uns niemals zu Komplizen von Menschenrechtsverstößen.
Faires und aufgeschlossenes Verhalten
Wir fördern faires und aufgeschlossenes Verhalten untereinander und gegenüber unseren Geschäftspartnern, mit dem Ziel, unsere Kunden so gut wie möglich zu beraten und zu bedienen.
Integrität
Ein wichtiger Schlüssel zum Unternehmenserfolg ist die persönliche Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit aller Mitarbeiter und Beauftragten von HMF. Dies erfordert die Einhaltung unseres Verhaltenskodexes sowie Respekt für andere Unternehmenskulturen, insbesondere im Umgang mit unseren Kunden.
Ökologisch verantwortliches, soziales und umweltbewusstes Handeln
HMF ist sich seiner Verantwortung im Hinblick auf den Umweltschutz bewusst. Daher müssen sich alle Mitarbeiter des Unternehmens folgende Fragen stellen: Welche Auswirkungen hat mein Verhalten auf die Umwelt? Wie kann ich unnötige Umweltverschmutzung vermeiden?
Gesundheit und Sicherheit sind wertvolle Güter. Deshalb messen wir dem Schutz aller Mitarbeiter, Kunden, Partner und anderen von den geschäftlichen Aktivitäten des Unternehmens betroffenen Personen größte Bedeutung bei.
HMF stellt sicher, dass seine Verfahren, Technologien und Produkte aktuelle Branchen- und Umweltstandards erfüllen. Dies wird auch durch unser Qualitätsmanagementprogramm gewährleistet.
Umgang mit Interessenkonflikten
Nebenbeschäftigungen oder finanzielle Beteiligungen unserer Mitarbeiter bei anderen Unternehmen dürfen nicht den Interessen von HMF zuwiderlaufen.
Umgang mit firmeneigenen Informationen
Vertrauliche Informationen
Informationen und Know-how sind eine der wertvollen Ressourcen von HMF. Der offene und effiziente Informationsfluss innerhalb des Unternehmens ist wichtig für unseren Erfolg.
Aber ein großer Teil der geschäftlichen Informationen des Unternehmens ist vertraulich und entsprechend zu behandeln. Dies betrifft beispielsweise Geschäftsgeheimnisse, Urheberrechte, geschäftliche Übereinkünfte, Marketing- und Servicezeitpläne, konstruktions- und produktionsbezogenes technisches Know-how, Designs, Datenbanken, geschäftliche Papiere, persönliche Daten sowie alle unveröffentlichten Finanzdaten und -berichte.
Kommunikation mit Journalisten und den Medien
Pressemitteilungen und andere HMF-Veröffentlichungen müssen vollständig, ehrlich, korrekt, aktuell und verständlich sein. Informationen für die allgemeine Öffentlichkeit dürfen nur von dazu autorisierten Mitarbeitern freigegeben werden.
Umgang mit geschäftlichen Dokumenten und Berichten
Jahresabschlüsse, Jahresberichte, geschäftliche Transaktionen und Aktivitäten müssen gesetzliche Anforderungen und Rechnungslegungsgrundsätze erfüllen sowie den firmeninternen Buchführungsmethoden entsprechen. Dies gilt für elektronische Daten ebenso wie für gedruckte Formate.
Umgang mit Vermögenswerten des Unternehmens
Spenden & Sponsorings
Spenden und Sponsorings sind nur im Rahmen der geltenden Gesetze und in Übereinstimmung mit internen Richtlinien zulässig. Der Chief Executive Officer von HMF entscheidet über Spenden und Beiträge für politische Parteien.
Schutz von Vermögenswerten und Eigentum des Unternehmens
Vermögenswerte, Betriebsmittel, geschäftliche Dokumente, Arbeitsressourcen und anderes materielles oder geistiges Eigentum von HMF dürfen nicht für private Zwecke eingesetzt oder an Dritte weitergegeben werden, wenn solche Aktivitäten gegen die Interessen von HMF verstoßen. Auch dürfen unsere Mitarbeiter nicht für unternehmensfremde Zwecke eingesetzt werden.
Gesetzeswidrige Aktivitäten
Straftaten
Korruption und Bestechung werden von HMF nicht toleriert.
Mitarbeiter dürfen am Arbeitsplatz nicht an gesetzeswidrigen Aktivitäten beteiligt sein oder gesetzeswidrige Aktivitäten, die mit HMF in Verbindung stehen, tolerieren. Dies gilt auch für Verstöße gegen den fairen Wettbewerb und Steuergesetze.
Wir wählen Geschäftspartner (Agenten, Vermittler, Beauftragte und Berater) nach dieser Richtlinie sorgfältig aus.
Annahme von Geschenken & Zuwendungen
Geschenke und Zuwendungen von Geschäftspartnern sind bis zu einem gewissen Umfang übliche Geschäftspraxis. Aber Geschenke und Zuwendungen, die über dieses allgemein akzeptierte Maß hinausgehen, führen zu Interessenkonflikten und gefährden den guten Ruf von HMF.
Die Annahme von Geschenken und Zuwendungen unterliegt den von der Steuergesetzgebung vorgegebenen Grenzen. Derzeit liegt die Grenze bei 40 € inklusive MwSt.
Geschenke und Zuwendungen, die diese Grenze überschreiten, aber im Interesse guter Geschäftsbeziehungen nicht abgelehnt werden können, sind an gemeinnützige Organisationen zu spenden. Ausnahmen bedürfen der Genehmigung durch den Chief Executive Officer von HMF.
Einladungen zu angemessenen Geschäftsessen dürfen immer angenommen werden.
Bei Einladungen zu Veranstaltungen, wie beispielsweise zu Konzerten, Theateraufführungen, Sport- und Abendveranstaltungen sowie einigen Seminaren und Konferenzen, liegt der Fokus nicht immer auf geschäftlichen Dingen. Wenn die Veranstaltung in erster Linie der Freizeitgestaltung dient, muss sich jeder Mitarbeiter kritisch fragen, ob seine Teilnahme mit der üblichen Geschäftspraxis vereinbar ist – was normalerweise voraussetzt, dass der Gastgeber anwesend ist, dass die Teilnahme sich nicht mehrmals wiederholt und dass die Kosten für Anreise und Unterkunft nicht von dem Geschäftspartner getragen werden, von dem die Einladung ausgeht. Der Vorgesetzte des Mitarbeiters ist immer zu informieren.
Geschenke & Zuwendungen an Dritte
Einladungen zu Freizeitveranstaltungen sowie andere Zuwendungen dürfen niemals in der Absicht ausgesprochen bzw. angeboten werden, unredliche geschäftliche Vorteile zu erzielen. Dies gilt auch, wenn ein solcher Eindruck entstehen könnte.
Zuwendungen und Einladungen zu Freizeitveranstaltungen dürfen nicht der üblichen oder lokalen Geschäftspraxis widersprechen. Mitarbeiter, die den Wunsch haben, Geschenke zu machen oder Einladungen zu Freizeitveranstaltungen auszusprechen, sollten sich daher zuerst mit den entsprechenden Standards und Regeln vertraut machen. Jede Vorteilsannahme muss transparent sein.
Einladungen und Geschenke dürfen nur an die Geschäftsadresse des Empfängers zugestellt werden.
Vorteile oder Geschenke, die den üblichen Grenzwert überschreiten, und Einladungen zu Veranstaltungen oder Geschäftsessen, die das normale Maß überschreiten, dürfen nicht ohne die Zustimmung des Vorgesetzten angenommen werden.
Geschenke & Zuwendungen an Vertreter öffentlicher Einrichtungen
Amtsinhaber, Vertreter öffentlicher Einrichtungen, Regierungsvertreter, Beamte und Politiker sind dem Allgemeinwohl verpflichtet. Daher dürfen ihnen weder direkt noch indirekt Geschenke oder Zuwendungen angeboten oder Einladungen zu Veranstaltungen ausgesprochen werden, durch die ihre Unabhängigkeit beeinträchtigt werden könnte.
Ausnahmen von dieser Regel sind Geschenke oder Einladungen, durch die gebührender Respekt vor dem öffentlichen oder politischen Amt zum Ausdruck kommt. Aber Geschenke und Einladungen dieser Art dürfen nur durch den Chief Executive Officer von HMF bzw. in seinem Namen überreicht bzw. ausgesprochen werden.
Export- und Importkontrolle
HMF hält sich strikt an alle nationalen und internationalen Embargo-, Export- und Importvorschriften. HMF wird unter keinen Umständen gegen solche Vorschriften verstoßen oder Verstöße gegen sie tolerieren, was auch verbotene Lieferungen über Drittländer einschließt.
Bei der Auswahl unserer Geschäftspartner halten wir uns strikt an die durch Anti-Terrorismus-Listen vorgegebenen Einschränkungen.
Fairer Wettbewerb bei der Auswahl von Lieferanten
Lieferanten und Dienstanbieter werden nach objektiven und nachvollziehbaren Kriterien ausgewählt. Wenn möglich, werden Aufträge auf der Basis konkurrierender Angebote erteilt.
Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften
Wir schützen unsere kunden-, partner- und mitarbeiterbezogenen Daten und halten die gesetzlich vorgegebenen und intern vereinbarten Datenschutzrichtlinien und -vorschriften ein.
Folgen von Verstößen
In schweren Fällen können von Regierungsbehörden und Gerichten Geldstrafen nicht nur gegen HMF, sondern auch gegen die betreffenden Mitarbeiter, verhängt werden. Selbst Gefängnisstrafen sind denkbar. Außerdem könnte die Zulassung des Unternehmens zum Geschäftsbetrieb aufgehoben werden.
Verstöße, die eine Verletzung der in einem Arbeitsvertrag aufgeführten Verpflichtungen darstellen, können disziplinarische Maßnahmen bis hin zur Entlassung des betreffenden Mitarbeiters zur Folge haben. Außerdem könnte der Mitarbeiter schadensersatzpflichtig werden.
Hinweisgebersystem
Bei HMF haben nicht nur das gesamte Team, sondern auch ehemalige Kollegen, Kunden, Lieferanten sowie Dritte die Möglichkeit und das Recht, jegliche Verstöße oder den Verdacht auf Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex oder geltende Gesetze zur Sprache zu bringen. Hierfür steht die direkte Führungskraft als Ansprechperson gerne bereit. Zusätzlich besteht die Option, über unser Hinweisgebersystem auf der HMF-Website entsprechende Fälle zu melden.
Wer auf Basis handfester Anhaltspunkte und in gutem Glauben zu der Überzeugung gelangt, dass ein Verstoß gegen Gesetz oder den Verhaltenskodex vorliegt oder vorliegen könnte, und sich entschließt, diesen Zustand bei HMF zu melden, kann sicher sein, keinerlei Nachteile zu erfahren. In jedem einzelnen Fall wird HMF, falls notwendig, Maßnahmen ergreifen, um die Person, die den Hinweis gibt, vor jeglichen Nachteilen zu schützen. Im Rahmen des Möglichen und gesetzlich Zulässigen achtet HMF auf die vertrauliche Behandlung der Identität der Personen, die Verstöße oder Verdachtsmomente gemäß diesen Richtlinien melden, sowie derer, die bei der Aufklärung solcher Fälle unterstützen.
Übernahme von Verantwortung
Wir können die mit diesem Verhaltenskodex verbundenen Ziele erreichen, wenn alle betroffenen Personen daran mitwirken. Daher ist jeder einzelne Mitarbeiter persönlich aufgerufen, die hier beschriebenen Leitlinien umzusetzen.
Wenn Sie auf nicht regelkonformes Verhalten aufmerksam werden, informieren Sie bitte den Ansprechpartner (siehe Kapitel 7) oder Ihren Vorgesetzten. So können Sie dazu beitragen, zu verhindern, dass aus kleinen Problemen große Probleme werden.
Im Hinblick auf das Erreichen unserer gemeinsamen Ziele bauen wir auch auf die Unterstützung der Mitarbeitervertretung bei HMF.
Ansprechpartner
Grundlegende Fragen zum Verhaltenskodex können an den Legal Counsel von HMF gerichtet werden.
