Verhaltenskodex für Lieferanten der HMF Smart Solutions GmbH

2 Geltungsbereich

2.1 Der nachstehende Verhaltenskodex für Lieferanten gilt für alle Lieferungen und Leistungen („Vertragsgegenstand“) von einem Vertragspartner („Lieferant“) an die HMF Smart Solutions GmbH („HMF“).

2.2 Dem Lieferanten ist bekannt, dass die Produkte, die er an HMF geliefert hat, u.a. in Endprodukte von HMF integriert werden. Die Endprodukte werden von HMF weltweit an deren Kunden verkauft.

2.3 Liefer- und Vertragsbedingungen des Lieferanten werden nicht Vertragsinhalt, es sei denn, HMF stimmt diesen ausdrücklich schriftlich zu.

3 Gesetze und Richtlinien

Wir erwarten von unseren Lieferanten ein einwandfreies Geschäftsverhalten und die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften der einzelnen Länder, in denen wir geschäftlich aktiv sind. Die folgenden Punkte sind zu beachten.

3.1 Vermeidung von Interessenkonflikten
a) Einrichtung von Vorsorgemaßnahmen zur Verhinderung von Korruption, Erpressung oder Bestechung
b) Keine Annahme von Geschenken und Zuwendungen, die über das allgemein akzeptierte Maß hinausgehen und zu Interessenkonflikten führen können
c) Einhaltung eines fairen Wettbewerbs bei der Auswahl von Lieferanten/Unterlieferanten
d) Einrichtung von Vorsorgemaßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche

3.2 Einhaltung von Datenschutzvorschriften (DSGVO/GDPR, BDSG)

3.3 Schutz von vertraulichen Informationen und geistigen Eigentumsrechten

3.4 Einhaltung der nationalen und internationalen Embargo-, Export- und Importvorschriften

4 Soziale Verantwortung

Wir erwarten die Beachtung der folgenden Menschenrechte und Arbeitsrichtlinien.

4.1 Faires und aufgeschlossenes Verhalten untereinander und gegenüber unseren Geschäftspartnern, mit dem Ziel, unsere Kunden so gut wie möglich zu beraten und zu bedienen

4.2 Keine Diskriminierung oder Belästigung am Arbeitsplatz, aufgrund von Alter, Behinderung, Herkunft, Geschlecht, politischer Ansichten, gewerkschaftlicher Aktivitäten, Rasse, Religion oder sexueller Ausrichtung

4.3 Einhaltung des Verbots der Kinderarbeit

4.4 Einhaltung des Verbots der Zwangsarbeit

4.5 Gewährleistung der Versammlungsfreiheit

4.6 Faire Arbeitsbedingungen und Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten- und Entlohnungsrichtlinien sind sicherzustellen.

4.7 Einhaltung der geltenden Arbeitsschutzanforderungen (Weitere Informationen zu Sicherheit und Gesundheit hat HMF auf der HMF-Internetseite Corporate Social Responsibility veröffentlicht).

4.8 Der Vertragspartner verpflichtet sich den Liefergegen-stand in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Verordnung (EU) 2017/821 vom 17.05.2017 zur Festlegung von Pflichten zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten in der Lieferkette für Unionseinführer von Zinn, Tantal, Wolfram, deren Erzen und Gold aus Konflikt- und Risikogebieten und der Section 1502 des US-amerikanischen Dodd-Frank Act zu liefern. Der Vertragspartner verpflichtet sich darüber hinaus, die Verwendung der sog. „Conflict Minerals“ (Zinn, Gold, Tantal, Wolfram) in seiner Lieferkette zu identifizieren und durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass der Liefergegenstand keine Konflikt-Mineralien gemäß der vorstehenden Verordnung (EU) 2017/821 vom 17.05.2017 und der Section 1502 des US-amerikanischen Dodd-Frank Act enthält. Bei einer Verletzung der vorbenannten Verordnungen wird der Vertragspartner HMF von allen daraus resultierenden Schäden und Ansprüchen Dritter freistellen und schad- und klaglos halten.

5 Ökologische Verantwortung

5.1 Die HMF Smart Solutions GmbH ist sich ihrer Verantwortung, einen Beitrag zu Umwelt- und Klimaschutz zu leisten, bewusst und hat ihre Leitlinien auf der Internetseite veröffentlicht: Nachhaltigkeit.

5.2 Der Lieferant sichert zu, dass er die Anforderungen der EU-Chemikalienverordnung REACH (Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 vom 30.12.2006) in der jeweils gültigen Fassung – nachfolgend als REACH-Verordnung bezeichnet – einhält, insbesondere die Registrierung der Stoffe erfolgt ist, sofern erforderlich. Wir sind nicht verpflichtet, im Rahmen der REACH-Verordnung eine Zulassung für einen vom Lieferanten gelieferten Liefergegenstand einzuholen.

5.3 Der Lieferant sichert weiterhin zu, keine Liefergegenstände zu liefern, die Stoffe enthalten gemäß:
a) Anlage 1 bis 9 REACH-Verordnung in der jeweils geltenden Fassung,
b) dem Beschluss des Rates 2006/507/EG (Stockholmer Übereinkommen) über persistente organische Schadstoffe in der jeweils gültigen Fassung,
c) der EG-Verordnung 1005/2009 über Ozonschicht abbauende Substanzen in der jeweils gültigen Fassung,
d) der Global Automotive Declarable Substance List (GADSL) in der jeweils aktuellen Version,
e) RoHS (2011/65/EU, (EU) 2015/863) für Produkte gem. ihres Anwendungsbereiches,
f) EU Batterie Verordnung (EU) 2023/1542 für Produkte, die in den Anwendungsbereich fallen.

5.4 Sollten die Liefergegenstände Stoffe enthalten, die auf der sogenannten „Candidate List of Substances of very High Concern“ („SVHC-Liste“) gem. REACH gelistet sind, ist der Lieferant verpflichtet dies unverzüglich mitzuteilen. Dies gilt auch, wenn bei laufenden Lieferungen, bislang nicht gelistete Stoffe in diese Liste aufgenommen werden.

5.5 Darüber hinaus dürfen die Liefergegenstände kein Asbest, Biozide oder radioaktives Material enthalten. Sollten diese Stoffe in den Liefergegenständen enthalten sein, so ist uns dies schriftlich vor der Lieferung unter Angabe des Stoffes und der Identifikationsnummer (z.B. CAS) und einem aktuellen Sicherheitsdatenblatt des Liefergegenstandes mitzuteilen. Die Lieferung dieser Liefergegenstände bedarf einer gesonderten Freigabe durch uns.

5.6 Der Lieferant ist verpflichtet, bei der Erstellung oder Erbringung des Vertragsgegenstandes sowie bei Zulieferungen oder Nebenleistungen Dritter im Rahmen der wirtschaftlichen und technischen Möglichkeiten umweltverträgliche Produkte und Verfahren einzusetzen.

5.7 Der Lieferant hat den Vertragsgegenstand fachgerecht und umweltverträglich zu verpacken, wobei der notwendige Umfang nicht überschritten werden soll. Das Verpackungsmaterial ist auf Verlangen von HMF kostenfrei am Erfüllungsort zurückzunehmen und entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen zu entsorgen. Im Fall der Nichtrücknahme ist HMF berechtigt, eine fachgerechte Entsorgung bzw. Verwertung auf Kosten des Lieferanten durchführen zu lassen.

5.8 Der Lieferant ist für die Einhaltung der Anforderungen gemäß der aktuellen Fassung der Richtlinie 2012/19/EU des Europäischen Parlaments (WEEE) und des Elektro- und Elektronikgerätegesetzes (ElektroG) verantwortlich.

5.9 Der Lieferant hat rücknahmepflichtige Elektro- und Elektronikgeräte auf Verlangen von HMF kostenfrei zurückzunehmen und entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen zu entsorgen. Dazu ist eine Rückgabemöglichkeit zu schaffen. Im Fall der Nichtrücknahme ist HMF berechtigt, eine fachgerechte Entsorgung auf Kosten des Lieferanten durchführen zu lassen.

5.10 Der Lieferant haftet für die Umweltverträglichkeit des Vertragsgegenstandes und der Verpackungsmaterialien und für alle Schäden, die durch die Verletzung seiner gesetzlichen Pflichten entstehen. Auf Verlangen von HMF stellt der Lieferant kostenfrei ein Beschaffenheitszeugnis für den gelieferten Vertragsgegenstand aus.

6 Informationssicherheit und Datenschutz

Der Lieferant verpflichtet sich, angemessene organisatorische und technische Maßnahmen zum Schutz von vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten einzuhalten. Hierzu gehört die Implementierung und Aufrechterhaltung eines Informationssicherheitsmanagementsystems nach ISO/IEC 27001 oder eines gleichwertigen Standards, oder der Nachweis vergleichbarer Verfahren. Der Lieferant stellt auf Anfrage geeignete Nachweise (z. B. Zertifikate, Auditberichte) über die Einhaltung dieser Anforderungen bereit.

7 Beschwerdeverfahren

Lieferanten sowie Dritte haben die Möglichkeit und das Recht, jegliche Verstöße oder den Verdacht auf Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex oder geltende Gesetze zur Sprache zu bringen. Hierfür besteht die Option, über unser Hinweisgebersystem auf der HMF-Internetseite im Footer-Bereich entsprechende Fälle zu melden. Wer auf Basis handfester Anhaltspunkte und in gutem Glauben zu der Überzeugung gelangt, dass ein Verstoß gegen Gesetz oder den Verhaltenskodex vorliegt oder vorliegen könnte, und sich entschließt, diesen Zustand bei HMF zu melden, kann sicher sein, keinerlei Nachteile zu erfahren. In jedem einzelnen Fall wird HMF, falls notwendig, Maßnahmen ergreifen, um die Person, die den Hinweis gibt, vor jeglichen Nachteilen zu schützen. Im Rahmen des Möglichen und gesetzlich Zulässigen achtet HMF auf die vertrauliche Behandlung der Identität der Personen, die Verstöße oder Verdachtsmomente gemäß diesen Richtlinien melden, sowie derer, die bei der Aufklärung solcher Fälle unterstützen.

8 Vorrangregelung

Dieser Supplier Code of Conduct ist in deutscher und englischer Sprache verfasst; im Falle von Abweichungen geht die deutsche Fassung vor.

Gültig ab: September 2025